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Fragen & Antworten

Allgemeine Fragen

Wer braucht eine Online-Steuerkanzlei?

Sie brauchen eine Online-Steuerkanzlei, wenn Sie Ihre Steuerberatungskosten dauerhaft senken möchten, keine Lust auf Akten und Papierkram haben und jederzeit ortsunabhängig und flexibel auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen möchten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Online-Steuerkanzlei und einem normalen Steuerberater?

Was uns (also Venvie) betrifft, gibt es in fachlicher Hinsicht überhaupt keinen Unterschied. Wir sind eine Kanzlei mit Steuerberatern, Steuerfachangestellten, Steuerfachwirten und einer Rechtsabteilung. Das heißt für Sie als Venvie-Mandant, dass Sie ausschließlich von Fachleuten betreut werden und nicht von einem Großraumbüro mit sogenannten „Servicekräften“ mit Call-Center-Mentalität. Sie wissen also immer mit wem Sie telefonieren, wo derjenige sitzt und welche Position er im Unternehmen innehat. Einen entscheidenden Unterschied im Gegensatz zur normalen Kanzlei gibt es aber in Bezug auf die Arbeitsabläufe. Wir nutzen die Möglichkeiten moderner Technologie und des Internets, um Ihre steuerlichen Angelegenheiten schnell, effizient und flexibel zu bearbeiten. Unterlagen liegen bei uns in digitaler Form vor, sodass wir uns kostspielige Nebenarbeiten sparen können. Die Kommunikation erfolgt ebenfalls digital per E-Mail oder einfach am Telefon. Die daraus gewonnenen Kapazitäten und Kostenersparnisse können wir so an Sie weitergeben. Völlig unabhängig von Bürozeiten und Standort.

Gibt es Hilfe bei Fragen zur Steuererklärung?

Ja natürlich, Sie bekommen zu allen Fragen in steuerlichen Angelegenheiten Hilfe von uns. Am besten Sie rufen uns an oder schreiben Ihr Anliegen per E-Mail. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück.

Warum sollte ich Venvie beauftragen?

An dieser Stelle könnten wir Sie jetzt mit Superlativen überhäufen und Ihnen erzählen, wie großartig wir im Gegensatz zu anderen sind. Das will aber keiner. Es ist eigentlich ganz einfach: Weil Sie hier genau verstehen, was wir machen und wir Ihnen keine versteckten Kosten aufbürden. Wir erschlagen Sie nicht mit Informationen und verkaufen Ihnen auch keine Dienstleistungen, die Sie eigentlich nicht benötigen. Durch unseren Kostenrechner haben Sie die Möglichkeit, Leistungen im Detail nachzuverfolgen und Ihre Kosten zu kontrollieren, denn Sie geben an, was Sie möchten und was nicht. Nach diesen Vorgaben wird hier Ihr persönliches Leistungspaket geschnürt. Sie haben bei uns die volle Kontrolle. Bei uns haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, just in time, mit dem Smartphone oder iPad, auf Ihre digitalen Unterlagen zuzugreifen oder Auswertungen abzurufen.

Ist Venvie sicher?

Sicherheit hat bei unserem Konzept höchste Priorität. Wir folgen bei unserer Arbeit klar definierten Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen für die Verarbeitung, Speicherung und Übertragung Ihrer Daten. Auch Mails werden verschlüsselt versendet. Alle Daten und Belege, die zum Beispiel Ihre Buchhaltung betreffen, laufen über das DATEV-Rechenzentrum, denn wir nutzen dessen internetbasierte Plattform.

Kann ich Venvie vertrauen?

Ja, wir garantieren, dass Sie das können. Wir unterliegen der Verschwiegenheitspflicht, wie alle anderen Steuerberaterkanzleien auch und legen größten Wert auf fachliche Qualität. Ihr persönlicher Berater wechselt auch nicht. Sie wissen also immer mit wem Sie schreiben oder sprechen. Außerdem möchten wir, dass Sie mit uns ein gutes Gefühl haben. Daher sucht man bei uns vergeblich nach komplizierten Texten und Erklärungen. Wir wünschen uns ein Mandatsverhältnis auf Augenhöhe, indem offen und ehrlich gesprochen wird.

Ich weiß nicht genau, welche Dienstleistungen ich genau benötige und welche nicht, kann ich den Kostenrechner trotzdem benutzen?

Ja natürlich können Sie das! Jede ausgelöste Anfrage im Kostenrechner wird von unseren Steuerberatern individuell geprüft, bevor wir Ihnen ein Angebot schicken. Sollten Dienstleistungen ausgewählt sein, die eigentlich nicht notwendig sind, weisen wir Sie natürlich darauf hin. Genauso geben wir Ihnen Bescheid, wenn uns andere Leistungen in Ihrem Falle sinnvoller erscheinen als die, die ausgewählt wurden. Wenn Sie sich gänzlich unsicher sind, dann füllen wir den Kostenrechner gerne am Telefon mit Ihnen zusammen aus. Dafür entstehen natürlich keine Kosten. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Wer kann Venvie benutzen?

Venvie ist für die Berufsgruppen und Branchen Apotheker, Architekten, Arbeitnehmer, Event Manager, Berater, Ärzte, Online Händler und Pflegedienste geeignet.

Welche Leistungen hat Venvie zu bieten?

Das Team von Venvie unterstützt Sie gerne bei Ihrer Buchhaltung. Natürlich erledigen wir auf Wunsch auch Ihre Lohnbuchhaltung, Ihre Steuererklärung oder Ihren Jahresabschluss.

Fragen zur Buchhaltung

Wer muss eine Buchhaltung machen?

Als Gewerbetreibender sind Sie nicht automatisch verpflichtet, eine Buchhaltung zu machen. Die Buchführungspflicht beginnt erst ab einem Gewinn von über 50.000 EUR oder einem Umsatz von mehr als 500.000 EUR. Statt der Buchführungspflicht haben Sie zumindest eine Verpflichtung zur Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle um so im Rahmen der steuerlichen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), den steuerlichen Überschuss zu ermitteln.
Freiberufliche Unternehmer, beispielsweise Unternehmensberater, Architekten, Heilpraktiker, Ingenieure, Ärzte oder Andere, sind auch bei höheren Gewinnen nicht buchführungspflichtig. Empfehlenswert ist jedoch, die Buchführung freiwillig durchzuführen, denn so haben Sie volle Kontrolle über alle Geschäftsvorfälle und vereinfachen sich geschäftliche Entscheidungsprozesse. Außerdem ist es von Vorteil, wenn Sie Rücklagen bilden möchten.
Achtung: Nicht alle Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit! Führen Sie Ihre berufliche Tätigkeit in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (AG oder GmbH) bzw. einer Personengesellschaft (OHG, KG oder GmbH & Co. KG) aus, besteht doch eine Buchführungspflicht.

Wie vermeide ich Fehler in meiner Buchhaltung?

Achten Sie auf folgende Fehlerquellen, dann läuft Ihre Buchhaltung rund:
Vermeiden Sie formelle Fehler, zum Beispiel die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsvorschriften oder Ordnungsvorschriften, Buchungen ohne Belege, keine zeitnahe Eintragung im Kassenbuch.
Auch sachliche Fehler können Sie umgehen, indem Sie wirklich all Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege für Privatentnahmen erstellen, das Kassenbuch chronologisch erstellen und den täglichen Kassenbestand nachzählen.
Rechenfehler sind nicht nur ärgerlich, sondern verfälschen das Ergebnis, wenn sie nicht korrigiert werden. Das kann böse Folgen haben. Bitte zeichnen Sie Ihren Wareneingang auch vollständig auf.

Wann wird eine Buchhaltung anerkannt?

Damit Betriebsprüfungen nicht zum Horrortrip werden und im Zweifel die Existenz Ihres Unternehmens gefährdet wird, sollten Sie einfache Regeln befolgen, damit Ihre Buchhaltung anerkannt wird. Dabei gilt der Leitsatz: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“ (§238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
Hier finden Sie unsere Checkliste über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB, Link)

Fragen zur Umsatzsteuer

Wann ist man umsatzsteuerpflichtig/umsatzsteuerbefreit?

Sie sind umsatzsteuerbefreit, wenn Sie nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz pro Jahr machen. Denn dann gelten Sie als Kleinunternehmer und brauchen Ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Im Folgejahr darf der Umsatz auch nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Haben Sie Ihren Status als Kleinunternehmer verloren, also wenn Sie einen höheren Jahresumsatz verzeichnen, müssen Sie sich von da an nach den normalen Vorschriften des UStG richten. Falls Sie später wieder unter die Grenze rutschen, gelten Sie ab dem darauf folgenden Jahr erneut als Kleinunternehmer.
Für alle Kleinunternehmer gilt aber: keine Panik vor der Umsatzsteuerpflicht, denn eine positive Entwicklung Ihrer Einnahmen ist ein Anlass zur Freude! Es gibt noch weitere Befreiungen, die hier nicht aufgezählt werden können, gerne beantworten wir Ihre Fragen am Telefon.

Wann muss die Umsatzsteuer angemeldet und abgeführt werden?

Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung muss spätestens 10 Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes beim Finanzamt eingehen. Geben Sie die Anmeldung monatlich ab, dann ist es immer der 10. eines Monats. Also beispielsweise der 10.3. für den Februar, der 10.4. für den März und so weiter. Bei quartalsweiser Abgabe ist es der 10.4. für das 1. Quartal, der 10.7. für das 2. Quartal, der 10.10. für das 3. Quartal und der 10.1. für das 4. Quartal. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, endet die Frist mit Ablauf des darauf folgenden Werktags.
Wichtig: Geben Sie Ihre Anmeldung pünktlich beim Finanzamt ab, sonst droht ein Verspätungszuschlag!
Haben Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt, verschieben sich die Fälligkeitstermine um einen Monat bzw. ein Quartal. Sofern sich auf Basis Ihrer Berechnung aus Ihrer Voranmeldung eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung ergibt, müssen Sie den fälligen Betrag grundsätzlich am Tag des Fristablaufs für die Abgabe der Voranmeldung zahlen. Stichtag für eine Zahlung in bar oder per Scheck ist also der 10. des Monats. Sollten Sie den Betrag überweisen, dürfen Sie sich noch 3 weitere Tage Zeit lassen, bis der Betrag auf dem Konto der Finanzkasse eingegangen ist.
Tipp: Erteilen Sie dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, dann sind Sie in Punkto Pünktlichkeit immer auf der sicheren Seite. Wird die Frist nämlich überzogen, kann ein Säumniszuschlag fällig werden.

Was versteht man unter der 1-%-Regelung beim Eigenverbrauch?

Die 1-%-Regelung steht im Zusammenhang mit der steuerlichen Geltendmachung eines Fahrzeugs, das Sie betrieblich nutzen und welches somit eine gewinnmindernde Aufwendung darstellt. Allerdings, so die Lebenserfahrung der Finanzverwaltung, kann ein Fahrzeug auch für private Zwecke verwendet werden. Die Beweislast der betrieblichen Nutzung obliegt bei Ihnen, dem Steuerpflichtigen, da Sie durch solche Aufwendungen den Gewinn mindern möchten. Zum Beispiel durch das Führen eines Fahrtenbuchs, wo Ihre privaten und betrieblichen Fahrten dokumentiert werden. Zur Vereinfachung steht es Ihnen aber auch frei, kein Fahrtenbuch zu führen und stattdessen monatlich 1% vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zuzüglich Umsatzsteuer als fiktive Einnahme gegen sich gelten zu lassen. Im Gegenzug können sämtliche Aufwendungen des Fahrzeugs (Versicherungen, Kraftstoff, Instandhaltung usw.) gewinnmindernd berücksichtigt werden.

Woher weiß ich, wie viel Umsatzsteuer ich abführen muss bzw. ob ich eine Erstattung bekomme?

Den Umsatzsteuerbetrag, den Sie monatlich, quartalsweise oder jährlich an das Finanzamt abführen müssen oder erstattet bekommen, errechnen wir anhand Ihrer Belegsammlung aus.

Fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung?

Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Jahr den Betrag von 17.500 Euro nicht überstiegen hat und Ihr Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Was ist für Kleinunternehmer beim Ausstellen einer Rechnung zu beachten?

Folgende gesetzliche Regelungen müssen in der Rechnung enthalten sein:
1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistungserbringenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. die Steuernummer des leistenden Unternehmers (vom Finanzamt erteilt) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wurde.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. die fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.
5. die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder Zeitpunkt der Vereinnahmung von vor der Leistungsausführung vereinnahmten Entgelten oder Teilentgelten. Dies ist nur erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
7. Hinweis, dass die entsprechenden Steuerbeträge nicht ausgewiesen werden: „Aufgrund § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben“

Steuerfragen

Welche Versicherungsbeiträge können in der Steuererklärung berücksichtigt werden?

Eine Vielzahl von Versicherungsbeiträgen kann alljährlich bei der Steuer geltend gemacht werden. Beiträge zur Unfallversicherung, Berufsunfähigkeit sowie der Rechtsschutzversicherung sind beispielsweise als Werbungskosten absetzbar, wenn dort ebenfalls die Risiken des Berufslebens abgedeckt sind. Beispielsweise sollte in der Rechtschutzversicherung Arbeitsrecht enthalten sein. Bei dieser Versicherung erkennt das Finanzamt 30 Prozent an. Bei der Unfallversicherung sind es 50 Prozent. Für Selbstständige ist die Diensthaftpflichtversicherung sinnvoll, da sie vor finanziellen Schäden schützt, die zum Beispiel durch den Rückruf eines Produkts entstehen können. Sofern hier der Nachweis über die Zahlungen erbracht wird, erkennt das Finanzamt diese Beiträge ebenfalls an. Auch Vorsorgeaufwendungen werden vom Finanzamt als Sonderausgaben anerkannt. Dazu gehören die gesetzlichen Versicherungen wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung. Allerdings sind hier lediglich Basisleistungen absetzbar. Sonderbehandlungen, z.B. Ultraschall, Chefarzt usw. werden nicht beachtet. Ebenfalls zu den Vorsorgeaufwendungen zählen die Risikolebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung und die private Pflegeversicherung. In diesem Bereich gibt es Pauschalbeträge, die anerkannt werden. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung können beim Finanzamt auch Altersvorsorgeaufwendungen angesetzt werden, die dort mit 68 Prozent berücksichtigt werden. Dazu zählen die Riester Rente und die Rürup Rente. Bei der Riester Rente gilt jedoch die Ausnahme, dass hier angefallene Aufwendungen nur bis zu einer Höchstgrenze von 2.100 Euro geltend gemacht werden können.
Sachversicherungen wie beispielsweise für Hausrat oder Gebäude können nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Ich bin mit der steuerlichen Behandlung eines Sachverhalts durch das Finanzamt nicht einverstanden. Was kann ich tun und was kostet das?

Sie können selbst schriftlichen Widerspruch einlegen. Dadurch entstehen keine Kosten. Natürlich können sie im Zweifelsfall auch einen Steuerberater um Rat bitten. Abhängig vom Schwierigkeitsgrad der Sachlage oder der Höhe der umstrittenen Steuer werden hier allerdings Gebühren berechnet. Es lohnt sich aber immer, Ihre Erfolgsaussichten prüfen zu lassen, wenn das Finanzamt eine Rechtsauslegung zu Ihren Lasten vornimmt. Verlassen Sie sich nicht auf die Begründung auf dem Bescheid, diese sind oft nicht zutreffend!